第一条 为了提高学校外事类档案（以下简称外事档案）工作质量和管理水平，充分发挥外事档案在学校对外交流、教学、科研活动中的作用，并为考核外事档案工作提供依据，特制定本规范。

第二条 外事档案工作的基本原则

1.学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像、电子载体材料，均属外事档案。

2.外事档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

3.外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中，落实到学校有关部门外事人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。

4.外事部门要有一位领导分管外事档案工作，由本部门专（兼）职档案员负责收集、积累、归档。

5.努力实现外事档案的科学化管理，大力开发信息资源，为学校教学、科研、人才交流服务。

第三条 外事档案归档范围的确定

1.确定的原则

（1）归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（2）归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。

（3）归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。

2.归档的主要内容和重点

（1）归档的主要内容包括综合管理、出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面。

（2）归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

（3）本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存复印、影印件；外国赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的，应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。

3.不归档的材料

（1）上级关于外事工作普发（非专指高校）、不办的文件；

（2）未定稿的各种文件；

（3）未生效的合同、协议书；

（4）无考查利用价值的一般性、临时性函件；

（5）重份文件、校内各单位发来的文件；

（6）校外单位交换来得文件材料。

以上不归档材料如认为必要，也可有选择地作资料暂存。