序号

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综合

1

上级关于外事工作针对本校的重要文件材料及授奖情况（牌、匾、证书及表彰决议、通报等）

永久

2

上级关于外事工作针对本校的一般文件材料

长期

3

学校外事工作规章制度、管理办法、年度计划、总结、报告、请示、批复书

长期

4

外事工作统计报表

永久

5

外事工作简报

短期

6

本部门召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料和特殊载体档案材料

永久

7

上级对出国(境)人员的有关文件材料

长期

8

出国（境）讲学、考察、访问人员有关材料

长期

9

以学校名义参加的国际性比赛、竞赛活动及校际交往的有关材料

长期

10

邀请、聘请外籍人士的计划、批复

永久

11

邀请、聘请外籍专家、学者、兼职教授的来往函件和管理文件

长期

12

外国政要官员、各界人士来校参观访问的文件材料、照片、视频材料

长期

13

中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录

永久

14

本校完成的国际合作项目、成果等材料

永久

15

本校承办的国际学术会议和出国参加国际学术会议的文件材料

长期

16

外方公务礼品、纪念品

永久

17

中外联合办学的相关材料

长期

18

国内外校际交流学生名册、学生去向、交流期间成绩等有关材料

永久

19

本部门工作中形成的其他具有保存价值的有关材料

长期

声像

1

本部门工作中形成的重要声像类材料，包括但不限于党政活动类、教学类、科研学术活动、外事活动类、产品仪器设备类、体育类、艺术类、校园建设类、获奖类、人物类等（上传电子版原件并附文字说明至声像档案管理系统）。

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